OUMH1203 English for Written Communication ( TERJEMAHAN BAHASA MELAYU ) TOPIK 1

Isi kandungan

Topik 1

Pengantar kepada Komunikasi 1

Apakah Komunikasi? 1

Unsur dalam Komunikasi 2

Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi 3

Menetapkan Komunikasi Ditulis 6

Mengapa Komunikasi Ditulis? 6

Petua Komunikasi Tertulis 8

Proses Menulis 8

Perangkap untuk Dihindari 9

Cabaran dalam Komunikasi Ditulis 12

Teknologi Baru 12

Apabila Orang Lain Gagal Menanggapi 12

Meminta soalan yang betul 13

Ringkasan 14

Mereka Syarat 15

Rujukan 15

Topik 1 memperkatakan prinsip asas komunikasi bertulis. Ia direka untuk membantu anda menjadi lebih menyedari pentingnya komunikasi bertulis serta cabaran dan kesulitan.

Topik 1

Pengenalan kepada Komunikasi

PENGENALAN

Topik ini memberi anda gambaran keseluruhan komunikasi dan memperkenalkan anda kepada elemen utama dalam proses komunikasi. Ia juga menekankan pentingnya menulis mesej yang jelas dan positif dan menawarkan anda beberapa petua dan garis panduan asas mengenai bentuk komunikasi ini supaya anda boleh menjadi lebih mahir dalam jenis penulisan yang diperlukan di rumah serta di kolej dan tempat kerja. Anda juga akan belajar tentang beberapa perangkap umum yang mungkin menghalang keberkesanan komunikasi bertulis.

APAKAH KOMUNIKASI?

Komunikasi adalah kemahiran yang dipelajari. Walau bagaimanapun, sementara kebanyakan orang dilahirkan dengan keupayaan fizikal untuk bercakap, tidak semua orang boleh berkomunikasi dengan baik melainkan mereka membuat usaha khas untuk mengembangkan dan memperbaiki kemahiran ini lagi. Sering kali, kami mengambil kemudahan yang kami saling berkomunikasi dengan satu sama lain, begitu banyak sehingga kadang-kadang kami melupakan bagaimana proses komunikasi yang rumit sebenarnya.

Elemen dalam Komunikasi

Pernahkah anda tertanya-tanya mengapa sesetengah orang boleh berkomunikasi dengan baik sedangkan yang lain gagal mendapatkan mesej mereka? Apakah unsur-unsur yang mesti hadir dalam proses komunikasi sebelum ia berjaya dan berkesan?

Nah, komunikasi telah ditakrifkan sebagai tindakan memberi, menerima atau bertukar maklumat, idea dan pendapat supaya "mesej ‰ difahami sepenuhnya oleh kedua-dua pihak. Lihat Rajah 1.1 di bawah. Ilustrasi menunjukkan dengan jelas bahawa dalam proses komunikasi, mesti ada pengirim yang berbicara atau menghantar mesej, dan penerima yang mendengarkan atau menerima mesej.

Rajah 1.1: Proses komunikasi

Pengirim menghantar mesej dengan niat tertentu dalam fikiran. Penerima mesej cuba memahami dan mentafsirkan mesej yang dihantar. Dia kemudian memberi maklum balas kepada pengirim asal, yang seterusnya menafsirkan maklum balas. Proses ini, berulang kali berterusan, merupakan komunikasi.

Jelas, terdapat beberapa elemen penting dalam proses komunikasi - penghantar, mesej, saluran, penerima, maklum balas, konteks. Terdapat niat pembicara untuk menyampaikan mesej dan penerimaan pendengar tentang apa yang telah dikatakan. Oleh itu, kemahiran mendengar adalah sama pentingnya dengan kemahiran berbahasa agar komunikasi menjadi berkesan.

Ini bermakna jika anda ingin mendapatkan mesej anda secara tepat, anda perlu mempertimbangkan tiga perkara ini:

Mesej itu;

• Penonton atau penerima; dan
• Bagaimana mesej itu mungkin diterima.

Mesej hanya dianggap berjaya disampaikan apabila kedua-dua penghantar dan penerima melihat dan memahami dengan cara yang sama. Sekiranya ini tidak berlaku, maka mungkin terdapat gangguan dalam komunikasi, yang mungkin akhirnya dapat mewujudkan matlamat anda, sama ada secara peribadi atau profesional.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Komunikasi

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, komunikasi yang berkesan adalah proses dua hala tetapi terdapat beberapa faktor yang boleh mengganggu proses ini dan mempengaruhi tafsiran dan pemahaman keseluruhan mengenai apa yang disampaikan. Masalah berjerawat boleh muncul pada tahap yang berbeza dalam proses komunikasi. Ini boleh dikaitkan dengan mana-mana elemen yang terlibat - penghantar, mesej, saluran, penerima, maklum balas dan konteks. Oleh itu, adalah penting untuk memahami beberapa faktor yang mempengaruhi komunikasi supaya anda boleh cuba mendapatkan mesej anda dengan kesilapan dan kekeliruan yang minimum.

Berikut adalah beberapa bidang masalah yang mungkin menjadi halangan kepada komunikasi yang berkesan:

Status / Peranan

Pengirim dan penerima mesej mungkin status yang sama dalam hierarki (mis. Pengurus dalam organisasi) atau mereka mungkin berada di tahap yang berbeza (misalnya pengurus / pekerja, pensyarah / pelajar, pemilik / pelanggan perniagaan). Perbezaan status ini kadang-kadang mempengaruhi keberkesanan proses komunikasi.

Perbezaan budaya

Perbezaan budaya, baik di dalam maupun di luar organisasi (contohnya, urus niaga antara jabatan dan komunikasi dengan organisasi luar atau etnik minoriti) boleh menghalang proses komunikasi.

Pilihan Saluran Komunikasi

Sebelum anda memilih saluran komunikasi anda, anda harus bertanya kepada diri sendiri sama ada saluran tersebut sesuai untuk tujuan tertentu dan orang / penerima yang anda fikirkan. Menghantar mesej melalui saluran yang tidak sesuai boleh menghantar isyarat yang salah dan akhirnya membuat kekeliruan.

Panjang Komunikasi

Panjang mesej juga mempengaruhi proses komunikasi. Anda perlu memastikan ia berfungsi dan sesuai untuk penerima. Adakah mesej terlalu panjang atau terlalu singkat?

Penggunaan bahasa

Pilihan perkataan yang lemah atau struktur ayat yang lemah juga menghalang komunikasi. Begitu juga untuk tanda baca yang tidak sesuai. Kedua-dua ayat di bawah ini menggambarkan dengan jelas bagaimana penempatan yang berlainan tanda baca dapat mengubah keseluruhan makna kalimat:

Wanita, tanpa dia, lelaki tidak ada apa-apa. Wanita, tanpa lelaki itu, tidak ada apa-apa.

Ketidakupayaan

Ketidakupayaan seperti penglihatan cacat, disleksia dan kesihatan mental yang lemah juga boleh menjadi halangan kepada komunikasi yang baik, dan harus dipertimbangkan ketika menilai keberkesanan proses komunikasi. Anda mungkin perlu menggunakan alat bantu pendengaran, bahasa isyarat, sistem pembesar, dan simbol untuk mengurangkan masalah yang disebabkan oleh ketidakupayaan.

Penerima Thnown atau Tidak Diketahui

Sama ada penerima diketahui atau tidak dikenali kepada anda juga memainkan peranan utama dalam menentukan keberkesanan komunikasi anda. Seorang penerima yang dikenali mungkin lebih mampu memahami mesej anda walaupun mempunyai maklumat yang tidak mencukupi kerana anda berdua mungkin mempunyai pengalaman bersama dan skema bersama. Pada masa yang sama, penerima yang tidak diketahui mungkin memerlukan lebih banyak maklumat dan masa untuk menodalkan mesej tersebut.

Persepsi / Sikap / Keperibadian Individu

Kadang-kadang, kaedah komunikasi perlu mengambil kira ciri-ciri keperibadian penerima, umur dan gaya pilihan. Orang tua dan kanak-kanak, misalnya, mempunyai keperluan komunikasi yang berbeza dan keutamaan apabila dibandingkan dengan orang dewasa muda. Adakah penerima mesej anda adalah orang yang visual, pendengaran, atau orang yang kinestetik? Bagaimana anda berfikir mereka akan bertindak balas terhadap mesej anda? Bolehkah anda menyesuaikan gaya komunikasi anda untuk disesuaikan dengan mereka?

Suasana / bunyi / gangguan

Persekitaran kita kadang-kadang boleh menjadi penghalang kepada komunikasi yang berkesan. Tempat yang bising (contohnya pihak) biasanya meletakkan ketegangan pada komunikasi lisan kerana kedua-dua penghantar dan penerima perlu berusaha lebih keras untuk mendapatkan mesej itu dan memastikan ia difahami dengan jelas dan betul.

Kejelasan Mesej

Adakah mesej disampaikan secara jelas atau jelas?

Kurangnya Maklum Balas

Maklum balas adalah penting kerana ia membolehkan pengesahan kefahaman dibuat oleh kedua-dua pihak. Kekurangan maklum balas kadang-kadang boleh menimbulkan masalah kerana ia boleh menyebabkan ketidakpastian dan kekeliruan.

Apabila memilih saluran komunikasi yang paling sesuai, anda harus mematuhi yang berikut:

• Pertimbangkan semua aspek proses komunikasi (tafsiran, pemahaman, maklum balas).
• Fikirkan dengan teliti tentang kemungkinan halangan.
• Menilai kerumitan mesej dan tentukan bagaimana ia dapat disampaikan dengan baik.
• Tanya soalan anda sendiri:
• Siapa? - Ciri-ciri penerima (s).
• Mengapa? - Tujuan komunikasi.
• Apa? - Kandungan mesej.
• Bagaimana? - Lisan, bertulis, visual atau gabungan ketiga-tiga.
• Di mana? - Lokasi mesyuarat.
• Bila? - Batasan waktu / masa / masa respon jangkaan.

Tentukan sama ada anda sedang bertemu atau menulis kepada orang yang berkenaan. Adakah komunikasi melalui interaksi tatat muka, telefon, surat, e-mel, memo atau laporan?

Keputusan tentang saluran komunikasi yang paling sesuai juga bergantung kepada faktor-faktor seperti kos, masa, kerahsiaan, konvensyen, keperluan segera dan sama ada dokumentasi bertulis diperlukan.

MENGENALKAN KOMUNIKASI TERLIBAT

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, komunikasi boleh lisan atau dalam bentuk bertulis. Apakah perbezaan antara kedua-dua jenis komunikasi utama?

Komunikasi lisan melibatkan menyampaikan idea, pemikiran atau maklumat melalui bahasa lisan. Walau bagaimanapun, dalam komunikasi bertulis, maklumat ditukar menggunakan simbol bertulis, iaitu melalui perkataan dan ayat. Komunikasi bertulis adalah perkongsian dan pertukaran simbol bertulis antara individu atau kumpulan. Ia juga membentangkan idea-idea dengan cara yang koheren dalam bentuk bertulis.

Komunikasi tertulis boleh dilakukan melalui:

• Surat;
• Faks;
• E-mel;
• Laporan;
• Memo; dan
• Iklan.

Anda boleh memperoleh kemahiran menulis yang baik melalui bacaan yang luas, mengambil nota dan mendengar. Untuk berkomunikasi secara berkesan melalui penulisan, anda perlu mempunyai asas bunyi dalam tatabahasa dan perbendaharaan kata supaya anda boleh membentangkan idea-idea, bersama-sama dengan butiran sokongan, secara bersatu dan koheren.

MENGAPA KOMUNIKASI TERLIBAT?

Soalan seterusnya yang timbul ialah: "Mengapa kita perlu berkomunikasi secara bertulis? Mengapa ada keperluan untuk mendokumentasikan kerja kami atau menyimpan rekod bertulis? ‰ Jawapan kepada soalan-soalan ini banyak dan berbeza-beza.

Untuk satu perkara, sebaik sahaja anda memasukkan sesuatu ke dalam tulisan, mesej itu ada untuk keturunan, supaya orang lain dapat membacanya lagi dan lagi, setiap kali mereka suka. Ini amat berguna untuk tujuan penyelidikan di mana anda perlu membangunkan pengetahuan yang sedia ada.

Menulis juga bermakna maklumat itu boleh disimpan dan dipindahkan dari individu ke individu dan kumpulan ke kumpulan tanpa bergantung pada ingatan. Melalui perkataan bertulis, rekod boleh wujud secara bebas daripada penulis.

Dokumen bertulis juga membantu anda untuk mengikuti perkembangan dalam apa jua projek yang anda terlibat kerana ia memberikan ruang bukan sahaja untuk berkongsi idea atau pendapat, tetapi juga untuk menyampaikan dan mempertahankan pandangan.

Komunikasi bertulis juga boleh berfungsi sebagai satu bentuk pengakuan - bukti bahawa sesuatu telah dilakukan dalam pengesahan kes diperlukan kemudian.

Kadang-kadang, mendokumentasikan kerja membantu menjelaskan proses pemikiran dan pemikiran kerana ia membolehkan anda memikirkan perkara secara perlahan-lahan, pada kadar anda sendiri. Ia adalah "pemikiran awam".

Jadi, apa yang perlu didokumenkan? Apa-apa idea, logik, hujah atau frasa yang berasal daripada sumber luar mesti didokumenkan. Dalam tulisan akademik, anda mesti memberikan kredit untuk semua bahan yang dipinjam, sebagai contoh, petikan, rujukan, maklumat dari sumber primer dan sekunder, fakta, data, statistik, pendapat, idea dan tafsiran yang telah anda kumpulkan dari bacaan dan penyelidikan anda.

Bahan semacam itu harus diakui dan dikutip, tanpa mengira sama ada anda telah dirujuk secara rumit, dirangkum atau dikutip secara langsung. Satu-satunya pengecualian ialah apa yang disebut sebagai "pengetahuan umum ‰ atau" pengetahuan umum ‰, yang merupakan maklumat atau idea yang umum diketahui dan diterima oleh semua orang, termasuk penulis dan penonton.

Anda mesti memetik dan mendokumenkan semua idea dan argumen yang dipinjam dari sumber luar.

TIP PADA KOMUNIKASI BERTULIS

Seperti petikan di atas, penulisan adalah proses yang kompleks. Tidak ada potongan pendek untuk menjadi seorang penulis yang baik. Jika anda ingin menulis dengan baik, anda perlu terlebih dahulu, baca secara meluas. Anda mesti membaca bukan hanya buku mengenai tulisan tetapi majalah, laman web, surat khabar, surat berita dan lain-lain - apa sahaja yang anda boleh mendapatkan tangan anda.

Jangan terlalu bimbang dengan tatabahasa dan ejaan apabila anda mula-mula memulakan. Anda sentiasa boleh membetulkannya nanti. Yang penting adalah untuk meletakkan pendapat anda di atas kertas terlebih dahulu. Bahagian seterusnya akan menggariskan beberapa petua dan garis panduan untuk membantu anda memulakan.

Proses Penulisan

Komunikasi bertulis yang berjaya memerlukan pemikiran dan perancangan yang teliti. Ia harus mengandungi maklumat yang komprehensif mengenai subjek tertentu dan lagi jelas, betul dan mudah dibaca.

Sekeping kerja bertulis yang baik memerlukan anda memberi perhatian kepada tiga tahap berikut dalam proses penulisan:

• Perancangan;
• Menulis; dan
• Mengedit.

Perancangan

Untuk menulis laporan yang baik, anda perlu merancang apa yang ingin anda katakan. Selepas anda memutuskan apa yang ingin anda katakan, tuliskan semua mata dan aturnya dalam urutan yang logik dan sesuai. Pendekatan ini akan memastikan kejelasan mesej anda dan membantu anda untuk mengelakkan daripada meninggalkan butiran yang berkaitan.

Menulis

Peringkat penulisan memerlukan perancangan yang teliti. Ia termasuk peringkat pra-tulisan di mana anda mengumpulkan semua maklumat yang diperlukan untuk memastikan bahawa ada bahan dalam tulisan anda. Mula menulis dalam Bahasa Inggeris mudah dan biasa dan bergerak dari sesuatu konkrit kepada sesuatu yang lebih abstrak dan ekspresif.

Untuk meningkatkan kemahiran menulis anda, anda perlu mengamalkan penulisan dalam bahasa sasaran setiap hari sehingga anda dapat menyatakan diri anda dengan jelas dan memenuhi keperluan pembaca anda. Sebaik sahaja anda mula menulis, perkataan, ayat, perenggan dan lay out menjadi alat penulisan yang boleh digunakan untuk menyampaikan mesej anda secara ringkas, sopan, dan yakin.

Sebranek, Meyer dan Themper (1996) merumuskannya secara ringkas apabila mereka mengatakan bahawa tulisan itu seperti "... bola keranjang dan juggling, (ia) bukanlah bakat misteri yang diberikan oleh Tuhan hanya diberikan kepada beberapa yang dipilih tetapi, kemahiran yang lebih baik dengan amalan, amalan yang melibatkan cabaran yang semakin meningkat dan, oleh itu, risiko. ‰

Mengamalkan gaya ringkas dan lurus semasa menulis kerana ini menjadikan kerja anda mudah difahami dan mengurangkan peluang salah faham yang timbul dari kekaburan.

Mengedit

Tahap ketiga dalam proses penulisan adalah pengeditan. Adalah penting untuk memeriksa kesilapan tatabahasa dan memastikan terdapat aliran bahasa yang lancar. Semakin lama laporan, lebih banyak pengeditan biasanya diperlukan. Ia berguna untuk mendapatkan orang lain untuk membaca sekeping bertulis untuk anda.

Kesalahan untuk Dihindari

Pada dasarnya, terdapat empat jenis kesalahan yang harus anda cuba elakkan dalam komunikasi bertulis, seperti ditunjukkan dalam Rajah 1.2.

Kenyataan

Kenyataan bermaksud penggunaan terlalu banyak kata, sehingga mereka mengganggu pemahaman. Jika kelambatan berterusan, ia mungkin menimbulkan permusuhan, mengelirukan, dan menimbulkan pembaca.

Lihat contoh di bawah:

• Adnin adalah pemenang! (OTh) Adnin menang! (Lebih baik)
• Bola ragbi terbang sepanjang jalan, ke medan tengah. (OTh) Bola ragbi berlayar ke medan tengah. (Lebih baik)
• Kestabilan dan kualiti prestasi kewangan kami akan dibangunkan melalui pelaksanaan yang menguntungkan perniagaan sedia ada kami, serta pengambilalihan atau pembangunan perniagaan baru. (Sudah terlalu lama, terlalu pasif, suara pasif.)

Kami akan meningkatkan prestasi kewangan kami bukan sahaja dengan melaksanakan perniagaan sedia ada kami dengan lebih menguntungkan tetapi dengan memperoleh atau mengembangkan perniagaan baru. (Lebih baik, lebih pendek, suara aktif.)

Struktur Sentensi Miskin

Struktur kalimat yang lemah sering membawa kepada penulisan yang terfragmentasi dan ayat-ayat yang dicetuskan yang menghalang pemahaman. Cuba pastikan ayat anda pendek dan ringkas untuk memastikan ia betul, logik dan mudah difahami. Perintah perkataan adalah penting untuk makna. Ingatlah bahawa kata-kata harus disusun sedemikian rupa sehingga orang-orang yang mendahului harus sesuai dengan yang berikut.

Maklumat Berlebihan

Kelebihan maklumat bermaksud memberi maklumat begitu banyak sehingga anda merasa terharu dan keliru. Ini boleh menyebabkan kekecewaan dan membuang keraguan kepada kredibiliti penulis. Oleh itu, sebagai seorang penulis, anda mesti membuat keputusan mengenai jenis maklumat yang diperlukan dan membentangkan ini untuk menghasilkan kerja bertulis yang jelas, ringkas dan relevan.

CABARAN DALAM KOMUNIKASI TERLIBAT

Walaupun sesetengah orang terintimidasi dengan menulis, ada kalanya penulisan dianggap sebagai cara terbaik untuk berkomunikasi dan mendapatkan mesej anda. Sesetengah orang menganggap komunikasi bertulis menjadi lebih konkrit dan "pepejal ‰, kerana terdapat ruang yang kurang untuk kesilapan dan kesilapan apabila dibandingkan dengan bentuk komunikasi lain seperti komunikasi lisan.

Teknologi Baru

Komunikasi bertulis, bagaimanapun, menimbulkan cabaran seperti ejaan, tatabahasa, tanda baca, gaya penulisan, dan kata-kata sebenar. Syukurlah, teknologi hari ini membuat memo, laporan, surat, dan cadangan tulisan dengan mudah dengan menyediakan alat yang boleh menyemak dan bahkan memasukkan kata-kata misspelt dan tatabahasa yang salah.

Malangnya, alat-alat ini tidak menipu dan memerlukan perhatian anda, sehingga menjadikan pengetahuan dalam bidang ini penting. Pada masa ini, anda juga boleh menghantar mesej secara elektronik melalui e-mel atau teknologi rangkaian seperti SMS. Tanpa mengambil kira bentuk yang ditulis oleh komunikasi, anda perlu mematuhi norma-norma yang diterima semasa berkomunikasi; Jika tidak, orang lain mungkin tidak dapat, atau mahu, berkomunikasi dengan anda.

Apabila Orang Lain Gagal Menanggapi

Untuk mendapatkan mesej yang disampaikan dengan berkesan, anda mesti memahami mesej anda, siapa yang anda hantar kepada, dan bagaimana ia dapat dilihat. Anda juga harus berhati-hati mempertimbangkan keadaan di sekitar komunikasi anda seperti situasi, konteks, budaya, dan sama ada ia formal atau tidak rasmi.

Kadang-kadang, orang mungkin tidak menjawab komunikasi anda kerana sebab-sebab berikut:

• Kemahiran menulis mereka sendiri yang miskin (sebagai contoh, kekurangan bahasa).
• Terlalu banyak maklumat dalam teks / mesej.
• Terlalu banyak kesalahan dan kesilapan tatabahasa.
• Halangan antara penghantar dan penerima (kebudayaan, status, peranan).
• Mesej tidak jelas atau tepat.

Pilihan salah saluran / format penghantaran.

• Pengalaman yang lalu (mis. Rawatan yang diterima).
• Dokumen tidak berstruktur, tidak kemas atau tidak disusun dengan baik.

Meminta soalan yang betul

• Jika saluran komunikasi disekat atau telah terhenti, anda mungkin perlu berhenti sebentar, dan menilai semula keadaan. Anda perlu mengetahui di mana keadaan telah berlaku. Salah satu cara untuk memulakannya ialah dengan memberi soalan kepada diri sendiri:
• Di mana ia berlaku?
• Kenapa mesej tidak difahami atau disalah tafsir oleh penerima?
• Adakah masa yang tidak baik?
• Adakah saya menggunakan saluran yang betul untuk menyampaikan mesej?
• Adakah terdapat banyak kesalahan atau kesilapan dalam dokumen itu?

Jawapan-jawapan kepada soalan-soalan ini mungkin menimbulkan sedikit cahaya di mana komunikasi telah salah.

Untuk memudahkan orang lain memahami komunikasi anda dan bertindak balas dengan sewajarnya, anda harus memastikan bahawa anda memberikan yang berikut:

• Petunjuk jelas tentang maksud anda.
• Maklumat yang tepat dan objektif.
• Tajuk dan sub-tajuk yang sesuai.
• Perintah maklumat yang sesuai.
• Arahan ringkas dan tepat.
• Tindakan yang dikehendaki dengan jelas dinyatakan.

Apabila menerima komunikasi atau laporan bertulis, pembaca harus memahami kandungan laporan dengan jelas; ketahui dengan tepat apa tindakan perlu diambil; bagaimana hendak melakukannya; bila hendak melakukannya; dan dengan cara yang sepatutnya dilakukan.

RINGKASAN

• ^{Topik ini menekankan kepentingan komunikasi, maknanya, dan hubungan antara mesej, penghantar dan penerima.}

• ^{Komunikasi ditakrifkan sebagai memberi, menerima atau bertukar maklumat, pendapat atau idea supaya mesej itu difahami sepenuhnya oleh semua orang yang terlibat.}

• ^{Proses dua hala, komunikasi terdiri daripada elemen berikut - pengirim, mesej, saluran, penerima, maklum balas, dan konteks.}

• ^{Halangan kepada komunikasi yang berkesan termasuk status dan peranan, perbezaan budaya, pilihan saluran komunikasi, panjang komunikasi, ketidakupayaan, penggunaan bahasa, persepsi individu, bunyi bising dan gangguan, kejelasan mesej dan maklum balas.}

^{Terdapat tiga peringkat penting untuk menghasilkan komunikasi bertulis yang baik:}

• ^Perancangan;
• ^{Menulis; dan}
• Mengedit.

• ^{Perangkap untuk mengelakkan dalam komunikasi bertulis menggunakan bahasa yang mengelirukan, keleluasaan, struktur ayat yang lemah, dan kelebihan maklumat.}

• ^{Semua bahan yang dipinjam mesti dipetik.}

• ^{Orang-orang kadang-kadang gagal untuk bertindak balas terhadap bentuk komunikasi yang ditulis untuk pelbagai sebab, misalnya, mesej tidak jelas, bahasa lemah atau terlalu banyak maklumat.}

Penerima apa-apa laporan bertulis harus dapat memahami kandungan laporan itu, ketahui dengan tepat apa tindakan perlu diambil, bagaimana untuk melakukannya dan dengan cara yang sepatutnya dilakukan.